Обеспечение сохранности архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Вопрос компьютеризации архивов является весьма актуальным, поскольку информационные технологии с каждым днем все более входят в жизнь современного человека. Уже почти невозможно представить себе область человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашли применения. При работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве он становится незаменимым помощником, поскольку его использование ускоряет поиск необходимой документации и запрашиваемой информации, упрощает доступ, систематизирует все вносимые сведения, оказывает оперативную помощь при составлении информационно-поискового и справочного материала по архивным фондам.
Поэтому тема данной работы актуальна.
Степень изученности темы. Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой, Г.М. Горфейн, Н.М. Грефнер, С.А. Егорова, З.В. Крайской, Е.А. Кошелевой, Т.В. Кузнецовой, А.В. Охотникова, Н.Г. Пономаревой, В.Ф. Привалова, А.А. Рождествиной, Ж.Ф. Сергазина, В.А. Титковой и др.
М.И. Басаков в своей работе «Делопроизводство» рассматривает понятие оформлению дел − это подготовка дел к архивному хранению в соответствии с установленными правилами и дает понять, что оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурными подразделениями.
В работе Е.В. Алексеевой «Архивоведение» рассматриваются вопросы технологических и научно-методических основ учета, хранения, использования и комплектования документов Архивного фонда РФ, основы работы с архивными документами и представление об организационном устройстве отечественного архивного дела.
Статья Е.В. Алексеевой «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужила фактической базой для раскрытия исследуемой темы.
Объект исследования - современные методы архивного хранение документов.
Предмет – особенности внедрения современных методов архивного хранения документов в ЦГА СПб.
Целью курсовой работы является изучение особенностей обеспечения сохранности архивных документов.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
 провести анализ современных методов хранения документов архиве;
 охарактеризовать архивное законодательство в Российской Федерации;
 проанализировать нормативно-методические документы, регулирующие архивное хранение документов.
Методологическая основа представлена принципами и методами научного познания. При анализе теоретических положений в дипломной работе использованы общенаучные методы, а именно: синтез, анализ, дедукция, индукция и частно-научные методы.
База исследования – ЦГА СПб.
Тема комплектование архива документами структурных подразделений и исполнение социально-правовых запросов архивистом в ЦГА СПб имеет важное общественное значение и сказывается на качестве выполняемой работы университета в целом, в процессе приема и передачи документов на архивное и государственное хранение, контроля их формирования в дела и оформления, составления годовых разделов описей для создания справочного аппарата, оперативного поиска и учета дел, работы по использованию архивных документов для исполнения социально-правовых запросов, которая направлена на удовлетворение потребностей общества, граждан, государства.
Практическая значимость работы состоит в предложении актуальных путей сохранности документации на современном этапе развития делопроизводства и документооборота в архивах.
Обозначенные цель и задачи обусловили структуру и логику работы, состоящую из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

1. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ МЕТОДОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

1.1. Основные документа архива
Документы Архивного фонда РФ, которые хранятся в муниципальных и государственных музеях, архивах, организациях, библиотеках Российской академии наук, не входят в состав имущества данных музеев, архивов, организаций и библиотек Российской академии наук.
В архиве ведутся обязательные (основные) и вспомогательные учетные документы. Формы и состав основных учетных документов (помимо паспорта архивохранилища) определены «Правилами» .
Формы и состав вспомогательных учетных документов архив определяет самостоятельно.
В состав обязательных (основных) учетных документов архива входят:
– книга учета поступлений документации – для учета каждого поступления архивных документов в архив, состава и количества архивных документов, которые поступили на хранение за определенный хронологический период времени;
– список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета числа архивных фондов, которые находятся на хранении и выбыли;
– лист фонда – для учета в рамках архивного фонда состава и количества описей дел, документов и их нумерации, состава и количества архивных документов, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, для фиксации изменений в названии архивного фонда;
– лист учета аудиовизуальных документов – для учета числа аудиовизуальных документов определенного типа при их нефондовой организации; нумерации и учета описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
– опись документов, дел – для суммарного и поединичного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в объеме и составе архивной документации, которая включена в такую опись;
– реестр документов, описей дел – для регистрации документов, описей дел, учета их состава и количества;
– инвентарная книга учета дел, которые имеют в оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы – для суммарного и поединичного учета состояния и состава этих дел;
– паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных документов и архивных фондов такого архивохранилища;
– лист описания и учета уникального документа;
– список фондов, которые содержат в себе особенно ценные документы;
– опись особенно ценных документов, дел или перечень номеров особенно ценных дел (номерник);
– реестр описей особенно ценных документов, дел;
– опись страхового фонда;
– книга учета поступлений фонда пользования и страхового фонда;
– дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, которые ведутся на каждый архивный фонд, архивную коллекцию и объединенный архивный фонд; при нефондовой организации электронных и аудиовизуальных документов – дело организации - сдатчика документов;
– лист-заверитель дела – для учета числа листов в деле;
– внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят книги и карточки движения описей дел, фондов, документов, книги учета документов, которые были переданы в другие архивы, книги учета фондов и документов, которые выделены к уничтожению, книги повидового учета документации и др.
Архив имеет право вести другие вспомогательные учетные документы, которые включают в схему учета документов.
В основном в архивном деле применяют технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии, такие, как сетевые технологии, сканирование документов и т.д.).
Среди автоматизированных технологий архивном деле (ААТ) количественно преобладают базы данных - наиболее простой структуры на большие однородные массивы данных. Тем не менее, ААТ позволяют в значительной степени усовершенствовать работу архивиста в сфере учета, каталогизации и использования архивной документации. Помимо этого, в целом, можно отметить, что по каждому из направлений есть несколько программных продуктов, которые выполнены разными разработчиками на различных оболочках. Так, к примеру, БД «Фондовый каталог» (Росархив), «Архивный фонд», а также разработанные ВНИИДАД базы данных «Учет фондов», «Паспорт архива», «Учреждения - источники комплектования», «Аннотация фондов», «Читальный зал», «Учет исполнения запросов», «Физическое состояние документов» и др.
При этом можно отметить, что типовые БД, которые разработаны ВНИИДАД, ориентированы на дела и фонды, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документации .
Все базы данных, которые созданы в архиве, условно можно разделить на информационно-поисковые и учетные. Две эти категории баз данных отличаются методикой создания, структурой, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных имеют своей целью обработку статистических массивов – учета дел и документов в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначаются для определения числа документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документации при ее выдаче во временное пользование в структурные подразделения.
Учетные БД могут быть созданы по интеграционному или функциональному принципу.
По функциональному принципу создаются базы данных с целью учета дел и документов, контроля за состоянием и наличием дел, учета источников комплектования, учета использования и т.д.
Интеграционный принцип представляет собой создание единой системы, которая реализует функции информационного поиска и учета документов. Эти информационные системы применяются в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (к примеру, «Фондовый каталог субъекта Федерации», «Архивный фонд»).
Информационно-поисковые базы данных применяют в целях ведения и создания таких архивных справочников, как сводные номенклатуры дел, архивные описи, картотеки, каталоги, а также для совершенствования в архиве процессов информационного поиска.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива представляет собой самую сложную задачу.
В архивах учреждений России применяются информационно-поисковые системы (ИПС) трех видов, а именно:
1. Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, который создан в делопроизводстве (на основании электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2. Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в архиве и делопроизводстве учреждения;
3. Создание отдельной информационной базы (систем) в архиве или делопроизводстве организации.
Тем не менее, на сегодняшний день еще не создана ни одна информационно-поисковая система, которая бы раскрывала содержание документации и была приемлема для большинства архивов (типовой систематический каталог, типовая электронная опись). Такую задачу должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».
Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения. Разработку и внедрение базы данных осуществляют в несколько стадий:
1. Исследование документооборота и делопроизводства организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.
2. Разработка технического задания. На этой стадии важную роль играет знание правил и норм российского архивного дела и делопроизводства проектировщиками, а также знание основ технологий баз данных.
3. Поиск подходящего под определенные цели программного обеспечения и компании-системного интегратора. При этом имеют значение не только расходы на технику и программное обеспечение, но и надежность выбранного приложения, солидность компании.
4. Заключение договора, к которому прилагают техническое задание. В договоре обязательно необходимо предусмотреть поддержку «горячей линии», конвертирование данных в новые версии программы, состав документации – сопровождение к программному обеспечению, обучение сотрудников и т.п.
5. Создание, адаптация, установка программы осуществляет программист или фирма-системный интегратор – на основании технического задания.
6. Регистрация и сертифицирование программного продукта.
7. Обслуживание и поддержка системы.
При выборе программного обеспечения следует отдавать предпочтение комплексным автоматизированным интегрированным системам, которые соответствуют международным и отечественным стандартам, которые ориентированы на непрерывные развитие и модификацию, что позволит уменьшить затраты на интеграцию разных локальных систем, их сопровождение и эксплуатацию.
Выбор организации- системного интегратора нужно проводить на конкурсной основе, с учетом оценки внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательное условие при этом - наличие лицензии у разработчика на создание информационных систем согласно международным стандартам качества. Рациональным является заключения с организацией системным интегратором –оговора о долгосрочном сотрудничестве.